Ekonomik kriz, birçok projenin iptalini veya ertelenmesini gündeme getirirken halen yürüyen projelerde de çeşitli zorluklar yaşanmasına yol açıyor.
Talep daralması ve yatırım iptalleri, gelecek öngörülerini etkiliyor. Bırakın altı ay, bir yıl sonrasını, yarını bilmek dahi oldukça zor.
Böylesi bir ortama kritik bir projenin tam ortasında yakalanan kurumların, tedarikçilerin ve özellikle de proje yöneticilerinin her şeyi eskisi gibi sürdürmeleri olası görünmüyor.
Kriz ortamında, yürüyen projeleri etkileme potansiyeline sahip çok sayıda etken var;
* Proje finansmanında yaşanacak güçlükler
* Maliyetlerdeki beklenmedik değişimler
* İş gücü kayıpları
* Beklentilerin değişmesi
Bunlardan sadece birkaçı.
Bu etkenlerin tamamen veya kısmen gerçekleşmesi bazı sonuçlara yol açar;
* Projenin gecikmesi
* Beklenen karlılığın elde edilememesi (tedarikçi açısından)
* Proje sahiplerinin ilgilerini yitirmeleri (projeyi ölüme terk etmek!)
* Projenin -geçici süreyle- durdurulması
Gibi…
Kriz ortamında proje yönetmek, projeyi olumsuz sonuçlara sürükleyebilecek etkenlerin tümünün öngörülmesini ve bu öngörülerin eylem planları ile desteklenmesini gerektirir.
Bu çalışmayı yapması gereken Proje Yönetimi, çalışmayı verilerle destekleyecek ve nihai kararları alacak olan ise hem müşteri hem de tedarikçi kuruluşların yetkililerinden oluşan yürütme komitesidir.
Proje Yönetimine düşen en önemli görev projeye dahil olan herkesin aynı gemi içerisinde olduğunun bilinci ile öngörülerini saklamadan, çarpıtmadan ve netlikle ortaya koymasıdır.
Bir Proje Yöneticisi açısından hiçbir şey yarım bırakılan bir proje kadar rahatsız edici olamaz.
Özellikle tedarikçiyseniz ve projenizi var olan bütçe ve zamanda tamamlamanızı engelleyecek ciddi sıkıntılar yaşıyorsanız, yeni öngörüleriniz geçmişteki varsayımlarınızla çelişiyor ise bu durumu mutlaka ve mutlaka müşteriniz ile açıkça paylaşın.
Profesyonel dürüstlük kapsamında değerlendirilebilecek bu tür bir yaklaşım size zarar vermez. Öngörülerinizin, eylemlerle desteklenmemesi durumunda projenin başarısızlığa uğraması genellikle daha büyük zararlar yaratır.
Bu durumun tersi de geçerli olabilir. Müşteri durumunda olan proje sponsorları, ani kararlar vermekten kaçınmalı ve bir projenin kaderini çizerken öngörülerini tedarikçileri ile açıkça paylaşmalı.
Kriz ortamında, bir projenin gelecekteki sonuçlarına ait beklentilerin olumsuz yönde çarpıcı biçimde değişmediği durumlarda proje sponsorlarının da tedarikçilerinden bazı fedakarlıklar beklemeleri olasıdır.
Müşteri konumunda olan sponsorlar, tedarikçilerine bu yöndeki taleplerini iletmekte genellikle daha rahat hareket edebilirler. Tedarikçiye düşen ise bu talepleri almak, mümkün olduğunca tarafsız bir bakış açısıyla değerlendirmek ve olumlu-olumsuz kararların sonuçlarını da dikkate alarak yanıtlamaktır.
Krizler, finansal gerçeklerin sonucu doğuyor ve psikolojik etkenlerle büyüyor. Bu nedenle, krize büyük bir projenin ortasında yakalanan proje paydaşları öncelikle empati ve sabırla hareket etmeli.
Tüm paydaşlar, şimdiki ve gelecekteki durumlarını iyi değerlendirmeli ve Proje Yöneticilerini öngörülerini ve beklentilerini açıkça paylaşmaya teşvik etmelidir.
Hoşçakalın…
(Bu yazımın aslı BTdünyası‘nda yayınlanmıştır.)