Zaman yönetimi prensipleri, Proje Yönetim disiplininden bağımsız olarak her birimizin günlük iş ve özel yaşantımızda dikkate almamız gereken son derece yararlı “araçlar”. Zaman planlaması başlı başına bir eğitim programı olabilecek kadar geniş kapsamlı.
Bu yazıda kısaca incelemeye çalışacağımız konu ise projelerde zamanın kontrolü, yönetimi konusundaki durumsal yaklaşımlar.
Herhangi bir işi projelendirmenin amaçlarından biri de zaman kısıt(lar)ına karşı verilecek “mücadeleyi” detaylandırmaktır. Bu kısıt(lar) birkaç koşulda, farklı biçimlerde ortaya çıkabilir.
Bizim amacımız aşağıda birkaçı listelenen farklı koşullar çerçevesinde proje yöneticisinin dikkatini yoğunlaştıracağı kontrol noktalarının altını çizmek;
1) Projenin başlangıç zamanı belirli, süresi belirsizdir.
2) Projenin hem başlangıç zamanı hem de süresi belirlidir.
3) Projenin bitiş zamanı (“deadline”) belirli, süresi belirsizdir.
4) Projenin tamamlanma süresi belirlidir.
Yukarıdaki durumların her biri farklı zaman kontrol yaklaşımlarını da beraberinde getirmelidir. Birinci duruma sıklıkla rastlanmamakla birlikte yazılım projelerinin veya kurum içi projelerin bir çoğunda fiili olarak meydana gelen durumdur (hiçbir proje “bitmemek” veya “uzamak” üzere başlamaz tabi. Onun için “fiili” sözcüğünü kullandım.)
Böyle projelerin zaman planlamasını yaparken her bir proje adımını (görevi) tanımlamak ve alacağı zamanı detaylandırmaya çalışmak son derece yararlı bir pratiktir. Proje yöneticisinin yalnızca bölüm yöneticileriyle değil, doğrudan iş başında olacak teknik ekiple birebir yapacağı çalışmalar, her bir görev için gerekecek sürenin belirlenmesinde yardımcı olabilir.
Böylesi detaylı bir çalışma, projenin en azından istenen zamanda tamamlanmasına yardımcı olmasının yanında, zamana bağlı maliyetlerin kontrol altında tutulması için de son derece kritiktir. Tersi durumda projenin tamamlanabilirliği dahi risk altında demektir.
İkinci duruma dış (müşteri) projelerde sıklıkla rastlıyoruz (olması gerektiği gibi). Proje takımına, belirli kilometre taşlarında (“milestone”) kontrol edilen zaman odaklı “hedefler” koymak önemli bir zaman kontrol aracıdır. Zaman burada projenin en önemli parametrelerinden biridir.
Bu tür projeler için her bir görevin alacağı süreyi detaylandırmak yerine tamamlanma yüzdeleri şeklinde, kilometre taşlarının izlenmesi daha anlamlı olabilir. Beklenen zamandan daha geç ulaşılan ilk kilometre taşı, proje yönetiminin alarm zillerini çaldırmalı, proje sponsorları derhal haberdar edilmeli ve sapmaların nedenleri araştırılmalıdır. Böylesi bir durumda ya projenin zaman planı yeniden düzenlenir ya da sonraki hedeflere daha hızlı ulaşacak düzenlemeler yapılır.
Burada özellikle kritik yol (“critical path”) üzerinde bulunan görevlerin, yani sürelerinde ya da başlangıç bitiş zamanlarında yapılacak değişikliklerin tüm projeyi etkileyeceği görevlerin daha yakından ve periyodik olarak (mümkün ise günlük) izlenmesi önerilir.
Üçüncü durumda yer alan projeler genellikle iç projeler, dış kaynak kullanım projeleri veya arge projeleridir. Belirli bir tarihe yönelik konulan tamamlanma hedefine (“deadline”) ulaşabilmek konusunda proje yöneticisinin yeterli zamanı varmış gibi görünür.
Bu durum aldatıcı olabilir. Proje bitiş tarihi baz alınarak planlama yapılmaya başlandığında geriye doğru gidilerek proje için bir başlangıç tarihi belirlenir. Bu başlangıç tarihi, gerçekte olması gerekenden ileri bir tarihe rastlıyor olabilir. Diğer görevlerden bağımsız yürüyebilecek görevlerin olabildiğince erken zamanlarda tamamlanması ve eğer varsa başlangıca kalan sürenin proje ekipleri ile müzakere edilerek planlama detaylarına ayrılması isabetli olur.
Ancak bazı görevler bağımsız görünseler bile proje aktivasyon fazının erken zamanlarında yapılmaları yarar sağlamayabilir. Özellikle dış kaynak kullanım projelerinde, projede görev alacak teknik ekibin erken bir dönemde eğitimden geçirilmesi, aktivasyondan operasyona dek geçecek sürede kazanılan spesifik bilgilerin “unutulmasına” yol açabilir.
Dördüncü duruma, kaynaklara bağımlılığın üst düzeyde olduğu projelerde, nadiren rastlanır. Özellikle pahalı kaynakların en uygun tarihlerde kullanılması açısından proje yöneticisine (ve proje sponsoruna) esneklik sağlanmış olur. Başlangıç ve bitiş tarihleri genellikle kaynakların en uyguna sağlanabildiği veya atıl olduğu dönemlere getirilir.
Sonraki yazımda, “kalite” kavramının proje yönetim disiplinindeki yeri ve yönetimini ele alacağım.
Hoşçakalın…
(Bu yazının aslı BTdünyası‘nda yayınlanmıştır.)