Zaman, maliyet ve kalite. Proje Yönetiminin olmazsa olmaz üçlüsü. Bunları bir denge içinde götüremediğimizde bazen biri bazen tümü birden olumsuz yönde gelişme eğilimi gösterebiliyorlar.
Projelerde “kalite” kavramı, son yılların modası olarak -son derece yanlış bir biçimde- içeriğini tam anlamıyla kavramak ve uygulamaktan uzak şekilde pazarlama unsuru olarak rağbet gören ISO-xxxx ve benzeri sistemlerin anlattığından biraz daha farklı.
Özellikle dış projelerde kalite kavramı, doğrudan doğruya müşteri memnuniyeti ve müşteri sadakati ile neredeyse eş anlamlı. Projenin kalitesinden söz ederken aslında müşteri memnuniyetini sağlama düzeyinden söz etmeliyiz.
Müşteri memnuniyeti, işin sonuçları açısından bakıldığında tek başına proje kalitesinin ve aslında proje hedeflerinin önemli unsurlarını içeriyor gerçekten de:
* Projenin bütçesinde tamamlanması
* Projenin zamanında tamamlanması
* Projenin beklenen çıktıları -fazlasıyla- üretmesi
* Operasyonel süreç -eğer varsa- boyunca elde edilen performans
Bir müşteri temsilcisinin veya satış yöneticisinin öncelikleri yukarıdaki müşteri beklentileri ile örtüşmekte iken proje yönetimi perspektifinden bakıldığında durum biraz daha karmaşık olabilir, hatta olmalıdır. Dikkat edildiğinde, yukarıda sayılan unsurların aslında projenin, “sonuçları” ile ilgili olduğu görülüyor. Bununla birlikte proje sürecinin kendisi de, kurumun standartları çerçevesinde ayrı bir kalite bileşenidir:
* Proje gerçekleştirilirken kurumun planlama ve belgelendirme standartları gözetildi mi ?
* Proje yönetim disiplininin gerektirdiği araçlar ve metodlar uygulandı mı ?
* Karşılaşılan sorunların nedenleri araştırılıp kalıcı çözüm sağlandı mı ?
* Planlamaya uygunluk ne derecede sağlandı ?
Bu saptamaları ve ayırımı yapmak işin sonucu açısından önemli ancak yeterli değil. Ele almamız gereken konu, proje yönetimi, proje planlaması yaparken yukarıdaki sonuçlara ulaşmayı garanti edecek çalışmalar olmalı.
Son derece basit araçlar yardımıyla bir projenin memnun edici sonuçlara ulaşma olasılığı ve kurumun benimsediği proje yönetim metodolojisine uygun yürütülmesi denetim altında tutulabilir.
Kalite planının değil kendisi telaffuzu bile birçok proje yöneticisi için angarya gibi görünebilir. Özellikle hiç kalite planı yapmamış ve işe yararlığını sınamamış ise. Sonuçta, “ben projeyi planına uygun olarak yürütürsem zaten sorun çıkmaz.” mantığı daha hakimdir.
Kalite planı, isminin çağrıştırdığı veya bazı metodolojilerin “dayattığı” gibi karmaşık ve kullanışsız bir “zorunlu” belge olmak durumunda değildir.
Tıpkı projenin çıktıları gibi, kalite planı da iki türlü olabilir; iyi tasarlanmış ancak işlemeyen, kötü tasarlanmış ancak çalışan. Önemli olan tabii ki iyi tasarlanmış ve iyi çalışanı elde etmek. Bu amaçla kalite planı yapılırken hedefe götürecek bir biçem ve içerik seçimi yararlı olacaktır.
Kalite, somut bir nesne olmadığı için ilk anda kağıda dökülmesi zor görünebiliyor. Onu somutlaştıran kalite planıdır. Kalite planı, “kalite” kavramını oluşturan bileşenleri tanımlar ve kontrol yöntemlerini içerir.
Örneklemek gerekirse; kurum içi bir sunucu değişikliği projesini ele alalım. Hedef daha stabil ve sorunsuz çalışan, işletim maliyeti daha düşük olan, yeni donanımlar üzerinde yeni bir işletim sistemi platformuna geçmek olsun (hangi işletim sisteminden hangisine geçtiğimizi hayalgücünüze bırakıyorum 🙂
Projeden beklentilerimizi sıralayalım;
* Yeni platforma geçildikten sonra kesinti olmaması
* Tüm verilerin yeni ortama transfer edilmiş olması
* Kullanıcıların uygulamalara erişiminin sorunsuz olması
* …
Proje zaman planlaması tek başına yukarıdaki sonuçlara ulaşmayı garanti etmez. Hangi görevlerin ne zaman, kim ve ne kadar sürede yapılması gerektiğini tanımlayabilirsiniz. Ancak olumsuz senaryolar, birbirini izlemesi gereken görevlerin aksaması gibi durumlarda ne yapacağınızı bilmeniz gerekir ve bunu zaman planı ile de ilişkilendirebilirsiniz:
Yeni Donanım Seçimi -> Uzman Görüşü -> Tedarikçi Seçimi -> Alternatifler -> Test prosedürlerinin varlığı -> Uygulama denetimi
Sadece yeni donanım seçim fazına ait son derece basit görünen bir dizi eylemi yan yana yazdık. Anahtar sözcük yazılı hale getirmek, planlamak. Yukarıdaki basit diziyi bir kalite planının parçaları olarak görebilirsiniz.
Yeni donanım tedariki öncesi bir uzmanın önerisini aldık mı ? Tedarikçimize alternatif var mı ? Ürünün, doğru ürün olduğunu ve bizim işimize uygun olduğunu kontrol edecek süreçlerimiz tanımlı mı ? Bunları denetledik mi ?
Her bir proje fazı için benzer bir çalışma yapıldığında en basit haliyle bir kalite planınız var demektir. Eğer bir metodoloji kullanıyorsanız, metodolojinizin öngördüğü kalite plan şablonlarına bir de bu gözle bakın -ve mümkünse onları kullanın…
Hoşçakalın…
(Bu yazının aslı BTdünyası‘nda yayınlanmıştır.)